Baca Berita

Kearsipan Dukung Tertib Administrasi

Oleh : kpukarangasem | 06 Juni 2017 | Dibaca : 110 Pengunjung

(Div Data - KPU Karangasem) Permasalahan pengelolaan kearsipan kerap dialami baik organisasi besar hingga tingkat perkumpulan kecil. Padahal arsip dan dokumen yang memuat inforrmasi penting lainya, sangat dibutuhkan terutama ketika menyangkut pembuktian di depan meja pengadilan. Selain itu Buruknya pengelolaan arsip akan berimbas pada keterlambatan proses layanan. “Jika ingin sukses dalam melayani kebutuhan informasi bagi masyarakat, arsip harus tertata dengan baik,”ungkap Ida Wayan Sugata dalam sosialisasi kearsipan di Sekretariat KPU Kabupaten Karangasem Selasa, (6/5). Staf Perpustakaan dan Arsip Pemkab Karangasem ini menambahkan keberadaan arsip seiring berjalannya aktivitas instansi bersangkutan. Semakin besar instansi maka arsip yang tercipta pun semakin banyak, sehingga permasalahan yang terkait dengan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan tentunya semakin kompleks, sehingga membutuhkan pengelolaan arsip yang tepat. Tingkat penambahan jumlah arsip yang hampir setiap hari menimbulkan berbagai permasalahan seperti, ruang penyimpanan, sarana kearsipan, biaya pengelolaan selain kemampuan sumber daya manusianya.”Penting diadakan kartu kendali yang didalamnya memuat lembar disposisi, tanda terima dan lembar surat masuk serta keluar,”lanjut Ida Wayan. Prinsip efektif dan efisien dibutuhkan dalam manajemen kearsipan, sehingga setiap pencipta arsip wajib melaksanakan program penyusutan yang merupakan tahapan terakhir dalam daur hidup arsip setelah penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan sebagaimana diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Ketua KPU Karangasem I Made Arnawa menekankan, untuk mewujudkan tertib pengelolaan arsip ada beberapa aspek yang mesti ditangani secara serius, yaitu terdapatnya sistem pengelolaan kearsipan yang efektif, pelaksanaan sistem yang telah ditetapkan secara berdaya guna dan berhasil guna, serta evaluasi secara tajam dan terus menerus terhadap pelaksanaan sistem tersebut. “Arsip dapat bermanfaat secara optimal bagi organisasi apabila dikelola dengan baik, sebaliknya apabila tidak dikelola dengan tertib akan menimbulkan masalah,”pungkasnya. Apabila suatu arsip sulit untuk ditemukan menurut Arnawa akan menjadi hambatan dalam proses pengambilan keputusan dan akan mempersulit proses pertanggungjawabanya.


Oleh : kpukarangasem | 06 Juni 2017 | Dibaca : 110 Pengunjung


Berita Lainnya :

Lihat Arsip Berita Lainnya :

 



Hubungi Kami
KPUKarangasem Skype Meâ„¢!
Skype Meâ„¢!
Jajak Pendapat
Bagaimana Penilaian Anda Terhadap Website Resmi KPU Karangasem?
Twitter